Il nuovo sistema di tracciabilità dei rifiuti speciali (RENTRI) prevede l’intera digitalizzazione dei documenti amministrativi (registro carico scarico e entro il 13/02/2027 anche i formulari digitali) e introduce l’obbligo di “conservazione sostitutiva a norma”.
Cos’è la “conservazione sostitutiva”?
E’ un processo regolamentato che permette all’azienda di conservare i documenti in formato digitale garantendone la validità legale. E’ obbligatorio, per legge, in merito ai documenti fiscali ed è disciplinato dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e dalle linee guida dell’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID).
Come funziona la conservazione sostitutiva nel caso del RENTRi?
Il file digitale, in formato “xml”, del registro di c/s dei rifiuti, dovrà essere caricato in un apposito software per la conservazione sostitutiva che ne consenta l’estrazione e l’archiviazione. Il file dovrà essere firmato e marcato digitalmente al fine di garantirne l’immodificabilità.
Come scegliere un software per la conservazione sostitutiva?
Premesso che la piattaforma digitale RENTRi non consente la conservazione sostitutiva, sul mercato sono disponibili numerosi software che rispondono ai requisiti richiesti. E’ fondamentale verificare che il fornitore sia tra quelli abilitati dall’AgID, consultando l’elenco presente al seguente link: https://conservatoriqualificati.agid.gov.it/?page_id=276
Per quanto tempo dovranno essere conservati i registri di c/s e i formulari digitali?
I registri e i formulari dovranno essere trasferiti al software di conservazione almeno una volta l’anno, secondo le norme civilistiche in vigore. I dati dovranno essere conservati per almeno 3 anni.
Sono necessari ulteriori adempimenti?
È necessaria la nomina del Responsabile della Conservazione e la predisposizione di un Manuale della Conservazione.
Ricordiamo ai clienti per i quali S3 srl gestisce il registro rifiuti, che la conservazione sostitutiva è già compresa nel contratto in essere.
Clicca qui per scaricare lo schema riassuntivo con i passaggi per la conservazione a norma